会社用メールアドレスは、”その会社の顔”といっても過言ではない、重要なもの。
どういったものを会社用メールアドレスとして設定するかによって、その会社のイメージが変わってきます。
つまり会社用メールアドレスというものは、安易に作るものではありません。
しかし実際に会社用メールアドレスを作るとなった場合、どういった文字配列にすれば良いのか、何か注意すべきことはあるのかなど、会社用メールアドレスを作成するに当たって、様々な疑問を抱えるかと思います。
そこで今回は、会社用メールアドレスの作り方について、具体例や作成時のポイントをおさえながら解説していきます。
これからメールアドレスを作ろうと考えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。
メールアドレスの種類は2つ
メールアドレスの種類は、大きく分けて2種類あります。
- 独自ドメインのメールアドレス
- フリーのメールアドレス
※他にも、インターネットプロバイダーが提供する「プロバイダーメールアドレス」や、携帯会社と契約する際に取得できる「キャリアメールアドレス」などがありますが、ビジネス用に使われるメールアドレスとしては、上記2つが多いです。
したがって、以下に「独自ドメインのメールアドレス」と「フリーのメールアドレス」について、詳しくお伝えいたします。
独自ドメインのメールアドレス
会社用メールアドレスとして主に使われるものが、独自ドメインのメールアドレスです。
独自ドメインのメールアドレスであれば、メールアドレスの発行や削除ができたり、会社の規模によってメールボックスの容量を増やしたり、緊急の場合はメールアドレスの履歴が閲覧できたりなど、かなり自由度が高いことが特徴です。
また会社独自のドメインで作られたメールアドレスは、会社名やブランド名を含ませるため、フリーのメールアドレスよりも認知度を高めることができるほか、取引先に高い信頼性を与えることができます。
立ち上げて間もない会社は、いかに取引先に信頼してもらうかが大切です。
しかしその反面、独自のドメインのメールアドレスを作った場合、ドメインとサーバーの維持費用が掛かってしまいます。
どのドメインを取得するかによって費用は異なりますが、毎月数百円ほどでしょう。
さらに、自分たちでメールサーバーのセキュリティ対策を取らないといけないことも、独自ドメインのメールアドレスのデメリットと言えます。
この2点については、しっかりと覚えておく必要があるでしょう。
フリーのメールアドレス
先ほど説明した”独自ドメインのメールアドレス”とは違い、無料で作れるアドレスが、フリーのメールアドレスです。
しかしフリーのメールアドレスは、会社用のメールアドレスには向いていません。
なぜならフリーのメールアドレスは、取引先に不信感を与えてしまう可能性が高いからです。
というのも、フリーのメールアドレスは、独自ドメインのメールアドレスのように会社名やブランド名を入れなくてもメールアドレスが作れてしまい、言ってしまえばフリーのメールアドレスは偽名でも作れてしまいます。
その結果、「この会社はどういう会社なんだろう?」「信頼できる会社なのか?」と思わせてしまうことも、十分考えられます。
これは、自社にとってデメリットでしかありませんよね。
したがって会社用メールアドレスを作るのであれば、有料であっても独自ドメインのメールアドレスが良いでしょう。
独自ドメインでの会社用メールアドレスの作り方
では、独自ドメインでの会社用メールアドレスの作り方を説明いたします。
流れとしては、以下の4ステップです。
- 独自ドメインの取得
- レンタルサーバーを契約する
- メールサーバーを準備する
- メールソフトを設定する
作り方1.独自ドメインの取得
まずは、会社メールアドレスで使用するドメインを取得しましょう。
ドメインについては、以下の記事で詳しく説明しています。
作り方2.レンタルサーバーを契約する
ドメインを取得したら、次にレンタルサーバーを契約しましょう。
メールアドレスにおいて契約しなければならないサーバーのことをメールサーバーは、メールの送受信をする上で必要不可欠なものです。
サーバーについては、以下の記事で詳しく説明しています。
サーバーには、自社で構築する”自社サーバー”か、専門会社に構築してもらう”レンタルサーバー”の2種類あります。
しかし”自社サーバー”は専門知識を要したりサーバーの購入から管理までを自社で行わなければならなかったりと、Webサーバーに慣れていないのであれば、かなり大変な作業と言えます。
したがって契約するサーバーは、”レンタルサーバー”がおススメでしょう。
作り方3.メールサーバーを準備する
ドメインとサーバーを用意した後は、メールサーバーを準備しましょう。
レンタルサーバーの設定より、「メール」項目を選択し、ユーザー名やパスワードなど、メールアドレスの情報を入力します。
入力が完了すれば、メールアドレスのソフト設定の際に必要となる受信サーバーと送信サーバーのポート番号が表示されるので、この番号は必ずメモしておきましょう。
作り方4.メールソフトを設定する
最後に、メールソフトを設定しましょう。
前述でお伝えした「受信サーバーと送信サーバーのポート番号」と、メールアドレスとそのパスワードを入力し、テストメールが無事に完了すれば、OKです。
これで会社用メールアドレスを使って、取引先や顧客とのメールのやり取りができます。
会社用メールアドレスを作る際の3つのポイント
会社用メールアドレスを作る際、以下3つのポイントをおさえておきましょう。
- 分かりやすくてシンプルなものにする
- ニックネームや顔文字はいれない
- 覚えやすい文字配列にする
ポイント1.分かりやすくてシンプルなものにする
最も重要なポイントは、分かりやすくてシンプルなものにすることです。
一般的には、”社員の名字をユーザー名に”しているメールアドレスが多いでしょう。
例えば、鈴木さんのメールアドレスであれば、「suzuki@●●」という形。
しかし、分かりやすくてシンプルといって、メールアドレスのなかに社員の電話番号や住所、生年月日などの個人情報は含めるのは危険ですので控えましょう。
ポイント2.ニックネームや顔文字はいれない
2つめのポンとは、メールアドレスにニックネームや顔文字は絶対に入れないことです。
会社用メールアドレスは、長期的に使用するものなので、流行りの言葉や遊び要素が入った文字配列にしてはいけません。
また、会社用メールアドレスというのはプライベートで使用するメールアドレスとは違い、取引先に見せるもの。
変にニックネームや顔文字が含まれていると、相手に不信感を与えてしまう可能性があるため控えましょう。
ポイント3.覚えやすい文字配列にする
最後のポイントは、誰でも覚えやすい文字配列にすることです。
ビジネスにおいては、取引先が直接メールアドレスを入力する場面も出てくるでしょう。
その際、ややこしい文字配列では打ち間違いが起こってしまうため不向きです。
社員が多い会社の場合、「名前+社員番号」や「名前の頭文字+社員番号」にすることで、個人情報もバレずに、シンプルで覚えやすい文字配列のメールアドレスが作成できます。
独自ドメインで会社用メールアドレスを作ろう!
今回は、具体例や作成時のポイントをおさえながら会社用メールアドレスにの作り方について、解説させていただきました。
メールアドレスには、独自ドメインでの作り方とフリーのメールアドレスでの作り方があります。
しかし今回の記事でもお伝えしように、会社用メールアドレスを作る場合は、断然「独自ドメインで作る」のがおススメです。
会社用メールアドレスの作成を検討している企業にとって、この記事が少しでも参考になれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。